Secara
umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau
pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri)
ataupun karena kedinasan.
Surat juga merupakan
wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara
singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata
kerja tata usaha. Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus
dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya
korespondensi.
Surat-menyurat adalah
kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan,
penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat
keluar.
Fungsi dan jenis surat
Kelebihan lain dari surat
adalah karena fungsinya sebagai berikut :
· Wakil pribadi, kelompok, atau suatu
organusasi untuk berhadapan dengan pribadi, kelompok atau organisasi lain.
·
Dasar atau pedoman untuk bekerja,
misalnya surat keputusan dan surat tugas.
·
Buku tertulis yang otentik hitam di atas
putih yang memiliki kekuatan hukum atau yuridis, misalnya surat jual beli surat
wakaf, atau pembagian warisan.
·
Alat pengingat atau arsip jika sewaktu-
waktu diperlukan serta
·
Dokumen historis yang memiliki nilai
kesejarahan, misalnya untuk menelusuri peristiwa penting masa lalu.
Jenis-jenis
Surat pribadi, yaitu
surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu
organisasi/instansi. kalau surat ini ditujukan kapada seseoranng separti kawan
atau keluarga, maka format dan bahasa surat relatif lebih bebas. akan tetapi,
bila surat itu ditujukan kepada pejabat atau organisasi/instansi seperti surat
lamaran pekerjaan, ajuan kenaikan golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan
bahasa surat yang digunakan harus resmi.
Surat dinas pemerintah,
yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan
adminiustrasi pemerintahan.
Surat niaga, yaitu
surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
Surat dikatakan baik
yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam
penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk dan tulisan surat itu
sendiri, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara
lain:
1. Jelas
Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri
Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri
2. Benar
Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku
Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku
3. Sopan
Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
4. Singkat/tidak
terlalu bertele-tele
Singkat disini bukan
berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan
bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
5. Lengkap
Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
6. Menarik
Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
Yang dimaksud
dengan bahasa surat di sini ialah bahasa yang kita
gunakan dalam surat kita, terutama bahasa dalam bagian inti surat itu.Bahasa yang
digunakan harus tunduk kepada semua aturan bahasa yang berlaku baik struktur
kata dan kalimat, maupun penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian
alinea/paragraf, dan sebagainya.
Pada alinea pembuka
yang merupakan pengantar isi surat, penulis surat biasanya menggunakan
kalimat-kalimat khusus yang disesuaikan dengan maksud surat itu. Misalnya,
memberitahukan sesuatu, menyatakan sesuatu, meminta sesuatu, membalas surat
atau menjawab pertanyaan, dan sebagainya.
Beberapa contoh kalimat
pembuka:
-
Dengan surat ini kami beritahukan kepada Saudara…
-
Dengan ini kami mohon bantuan Saudara untuk…
-
Bersama ini kami kirimkan kepada Bapak…
-
Seiring dengan surat ini kami kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…
-
Membalas surat Ibu tanggal…
-
Menjawab pertanyaan Anda dalam surat Anda…
-
Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal… nomor…
-
Menyusul surat kami tanggal…, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
-
Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…
Kesalahan yang boleh
dikatakan sudah menjadi suatu salah kaprah dalam surat-menyurat ialah
penggunaan kalimat pembuka: Bersama ini kami kabarkan
bahwa…, atau Bersama surat ini saya beri tahukan kepada Saudara
bahwa…
Ungkapan bersama
ini mengandung arti ‘seiring dengan ini’, sedangkan kabar atau berita yang
disampaikan itu tidak seiring dengan surat itu, tetapi ada di dalam surat itu.
Oleh karena itu, bukan kata bersama ini yang hendaknya dipakai di
situ, melainkan katadengan ini atau dengan surat ini.
Mungkin karena pengaruh
bahasa Belanda atau Inggris kita juga menulis kalimat pembuka: Menjawab
surat Saudara… padahal yang dijawab bukan surat, melainkan pertanyaan yang
ada di dalam surat yang diterima. Dalam bahasa Indonesia, lebih tepat bila kita
mengatakan/menulis: Membalas surat Saudara tanggal… atauMenjawab
pertanyaan Saudara dalam surat tanggal…
Kalimat pembuka yang
dimulai dengan kata berhubung saja juga tidak tepat karena ungkapan
yang seharusnya digunakan ialah berhubung
dengan. Misalnya, berhubung dengan kesehatan saya hari ini agak
terganggu… Boleh juga kita mulai kalimat itu bukan dengan ungkapan
berhubung dengan, melainkan dengan kata karena: Karena kesehatan
saya hari ini… dan seterusnya.
Ungkapan berhubung
dengan menyatakan hubungan pertalian, sedangkan
kata karena dipakai untuk menyatakan sebab-akibat. Jadi ada
perbedaannya: kata karena tidak dapat diganti dengan kata berhubung. Ungkapan
lain menyatakan hubungan pertalian ialah:bertalian dengan, berhubungan dengan,
sehubungan dengan, berkenaan dengan, sejalan dengan.
Kalimat penutup surat
juga disesuaikan dengan isi surat kita. Pada umumnya, pada akhir surat kita,
kita menyampaikan terima kasih kepada orang yang kita kirimi surat itu oleh
karena bantuannya, perhatiannya, kerja sama yang ditunjukkannya, dan
sebagainya. Kalimat penutup ini haruslah kita tempatkan pada alinea khusus yaitu
alinea penutup, jangan disambungkan saja pada bagian isi surat sesungguhnya.
Beberapa contoh kalimat
penutup:
-
Atas bantuan Saudara, kami mengucapkan banyak terimakasih.
- Kami akhiri surat kami dengan ucapan terima kasih atas perhatian serta kerja
sama Saudara yang baik.
-
Sekianlah laporan kami, mudah-mudahan beroleh tanggapan dan perhatian Bapak.
-
Semoga laporan kami ini dapat membantu Bapak. Terima kasih kami ucapkan atas
perhatian Bapak.